Bestuursreglementen

Een bestuursreglement zorgt voor veel duidelijkheid. Wat wordt er verwacht van iemand die in onze leidingsploeg zit? Welke afspraken hebben we rond alcoholgebruik? Om hoe laat is de leiding ten laatste aanwezig op de activiteit? Enzovoort.

Een bestuursreglement dat door iedereen gekend is, kan ervoor zorgen dat terugkomende discussies worden vermeden. Zo kan bijvoorbeeld de interpretatie over het engagement dat leiding moet opnemen heel verschillend zijn tussen verschillende bestuursleden. Een bestuursreglement kan ervoor zorgen dat de afspraken hierrond voor iedereen dezelfde zijn.

Tegelijk kan het een handige tool zijn om nieuwe leiding te begeleiden in de werking van de KLJ. Je kan bij de aanstelling van nieuwe leiding met hen het reglement overlopen, zodat ze goed op de hoogte zijn van de verschillende afspraken.

Een bestuursreglement stel je best met de volledige bestuursploeg op. De afspraken en regels moeten voor iedereen duidelijk zijn. Daarnaast is het belangrijk dat ook iedereen achter de gemaakte afspraken staat.

Een ideaal moment om dit op te stellen kan een bestuursweekend zijn. Op dat moment zit je met de volledige ploeg samen en heb je ook de tijd om hieraan te werken. Het is steeds een goed idee om op een objectieve manier te kijken naar voorbije evenementen of werkjaren. Wat liep er goed? Wat kon er beter? Moeten we hier als bestuursploeg meer afspraken rond maken?

Als je reeds een bestuursreglement hebt, is het steeds een goed idee om dit jaarlijks te overlopen. Kent de nieuwe leiding dit reglement voldoende? Of moet dit nog eens worden herhaald? Ook een bestaand bestuursreglement kan je steeds aanpassen als blijkt dat sommige afspraken nog ontbreken.

De inhoud van een bestuursreglement is sterk afhankelijk van afdeling tot afdeling. Het is de bedoeling dat je een reglement kan samenstellen dat volledig op maat is van de noden en de behoeften van jouw KLJ-afdeling. Hieronder geven we graag een opsomming van thema’s die je kan gebruiken.

Bestuursgroep:

• Wie heeft welke taak in het bestuur?
• Wat houden deze taken precies in?
• Hoe wordt bepaald wie welke taak op zich neemt?
• Wat wordt er minstens verwacht van elk bestuurslid (aanwezigheid op vergaderingen, …)

Bestuursvergaderingen:

• Wanneer vinden onze bestuursvergaderingen plaats?
• Wie leidt er de vergadering?
• Hoe ziet een agenda van de bestuursvergadering er uit?
• Hoe worden belangrijke beslissingen genomen?
• Wat communiceren we met de buitenwereld? Wat niet?

Financiën:

• Wie beheert de financiën? Wie controleert?
• Welke onkosten worden terugbetaald? Hoeveel?
• Naar wie communiceren we de financiële toestand van de afdeling?
• Wist je trouwens dat KLJ een volledig uitgewerkt voorbeeld van een financieel regelement heeft? 

Andere thema’s:
Ook de onderstaande thema’s kan je integreren in jullie bestuursreglement:

• Lokalen
• Ledenactiviteiten
• Ledengroep
• Relatie met de buitenwereld

Om het voor je afdeling een beetje makkelijker te maken, werkten we een sjabloon van een bestuursreglement uit. Je kan het sjabloon hieronder donwnloaden.