Hoe goed vergaderen?

Iedereen is belangrijk tijdens een vergadering. Of toch iedereen die belang heeft bij wat er besproken wordt, om gehoord te kunnen worden, om te weten wat verwacht wordt. Meestal is het een hoofdleider, werkgroep-, leeftijdsgroep- of eventverantwoordelijke die de vergadering leidt. En op een bestuursvergadering kan de bestuursanimatieverantwoordelijke (BAV) de sfeerbewaker zijn.

• Maak in september een jaarplanning voor je vergaderingen. Hou daarbij rekening met drukke periodes zoals examens.
• Bepaal de locatie: in het lokaal? Ergens buiten? Bij iemand van de leiding thuis? Andere oorden of andere ideeën?
• Maak een voorbereidend verslag met agendapunten, zo kan iedereen al eens nadenken over de te bespreken punten. Gebruik een vast sjabloon, zie downloads. Extra: Wie niet aanwezig kan zijn, kan zijn inbreng op voorhand al doorgeven.
• Laat bestuursleden agendapunten vooraf doorsturen. Zo vermijd je een teveel aan variapunten op het einde. 

Heb je een grote bestuursploeg?

• Bevraag de bestuursleden op voorhand al over een bepaald te bespreken punt, bijvoorbeeld nieuw evenement. Zo kan je de feedback al bundelen. Met Google Forms of Microsoft Forms kan je die input makkelijk verzamelen.
• Voorafgaand aan de bestuursvergadering kan je een kleine voorbereidende vergadering houden met de hoofdleiding en 1 verantwoordelijke uit elke leeftijdsgroep.  Stel samen de agenda op en bespreek eventueel al één van de moeilijkere thema’s op voorhand.

• De hoofdleider leidt de vergadering, zorgt dat iedereen aan het woord komt, stimuleert de discussie en vat samen wat er beslist werd.
• Duid een verslagnemer aan. Dit kan de secretaris of hoofdleider zijn. De verslagnemer is best iemand anders dan de gespreksleider. 
• Start de vergadering met een 'rondje mensen' of 'Frustraties en complimenten-rondje'. Zo krijgt iedereen het woord bij het begin van de vergadering.
• Geef iedereen een rol tijdens de vergadering , ook al is die klein, zoals bijvoorbeeld een timekeeper.
• Hou een pauze op het moment dat je merkt dat de aandacht verslapt, niet wanneer je net in de flow zit.

Heb je een grote bestuursploeg?

• Vergaderen hoeft niet altijd met iedereen. Maak verschillende soorten vergaderingen: bijvoorbeeld vergadering met alle leeftijdsgroepen, of evenementen. Organiseer minstens maandelijks ook een vergadering waar iedereen bij is.
• Wissel eens van plaats. Kleef bijvoorbeeld papiertjes onder de stoelen, diegenen met hetzelfde symbool moeten naast elkaar gaan zitten. Het voordeel daarvan is dat babbelaars, meisjes, jongens, kliekjes, ... uit elkaar gaan zitten en je zo een nieuwe dynamiek creëert.
• Werkgroepen kunnen hun agendapunt zelf voorbereiden en kunnen dan het woord nemen. Dit hoeft niet steeds de hoofdleider te zijn. 

• Bezorg elk bestuurslid het verslag. Dit kan via een drive of e-mail.
• Leest iedereen het verslag? Stel een vraag of geef een opdracht aan de bestuursleden in het verslag om te checken of iedereen het verslag gelezen heeft. Bijvoorbeeld: wat is je favoriete KLJ-activiteit? Stuur dit in een berichtje naar de hoofdleiding. Of :neem een foto in je KLJ-trui en stuur het door naar de hoofdleiding.
• Doe aan leidingsbinding
• Vraag na de vergadering aan elk bestuurslid een stand van zaken van diens to do's.

Soms is het moeilijk om van alle aanwezigen een mening te krijgen. Een methodiek kan dan helpen. Hieronder sommen we er alvast 4 op.

De binnen- en buitencirkel

De binnencirkel voert de inhoudelijke discussie en bestaat uit de hoofdleiding en bijvoorbeeld van iedere leeftijdsgroep 1 verantwoordelijke. De buitencirkel stelt vragen aan de binnencirkel, maar gaat inhoudelijk niet mee in discussie. Deze mag na het afronden van de discussie wel mee stemmen voor de uiteindelijke optie.

Spreekkrediet

Geef de leden van de vergadering spreekkrediet. Iedereen krijgt bijvoorbeeld 10 knikkers. Wanneer je het woord wil nemen, moet je 1 knikker inzetten. Zo vermijd je dat zaken tientallen keren herhaald worden en dat slechts 1 iemand voortdurend aan het woord is.

Grote flappen papier

Hang enkele grote papieren op in je lokaal. Op elke flap staat een vraag of een onderwerp. De deelnemers mogen vervolgens rondwandelen en hun input voor de vragen of onderwerpen noteren op de juiste flappen.

Stemmen via je smartphone

Met enkele handige online programma's zoals Mentimeter of Polleverywhere kan je vragen stellen aan je medebestuursleden. Zij kunnen dan antwoorden via hun gsm.