Een contract en huishoudelijk reglement

Een huishoudelijk reglement omschrijft duidelijke regels en gebruiksinstructies die van toepassing zijn tijdens het verblijf. Het zijn vaak specifieke regels op basis van ervaringen, waarmee proactief wordt aangegeven wat toegelaten en wat verboden is. Op de website van CJT vind je voorbeelden van afspraken die in veel huishoudelijke reglementen van jeugdverblijven terug komen.

Een huurcontract is een bindende overeenkomst tussen de verhuurder en de huurder. Het bevat de afspraken en voorwaarden met betrekking tot de huur van het lokaal, zoals de huurprijs, de opzegtermijn en eventuele andere specifieke bepalingen.

Op basis van de voorbeelden die te vinden zijn op de website van CJT, delen we een goed voorbeeld van een huurcontract voor een KLJ-lokaal. Hou er wel rekening mee dat je het voorbeeld nog zal moeten aanpassen naar je eigen situatie.

De vorm

Een contract heeft geen vastgelegde vorm. Je hebt al een contract door simpelweg overeen te komen en een 'wilsovereenstemming' te hebben. Ook een mondelinge overeenkomst is dus strikt genomen een contract. Natuurlijk weten we allemaal dat enkel mondelinge afspraken onvoldoende zijn om in het geval van problemen genoeg ingedekt te zijn. Wanneer je afspraken maakt via mail kan dat gezien worden als een schriftelijke overeenkomst, maar toch maak je best een ondertekend document met alle voorwaarden in. Zo vergeet je geen belangrijke afspraken te maken en is er nadien geen discussie mogelijk.

De inhoud

Omdat een contract geen vastgelegde vorm heeft, kan je ook bijna de gehele inhoud van het contract zelf bepalen. Deze 'contractvrijheid' is handig. Je hoeft je bijvoorbeeld niet voor elke huurdersgroep aan dezelfde vooropgestelde regels te houden die je in het contract hebt opgemaakt. Je kan dus bijvoorbeeld kortingen geven aan KLJ-afdelingen. Of meer vragen aan familiefeesten die in je lokaal zouden plaatsen. Uiteraard kan je de contractvrijheid niet gebruiken om te discrimineren.

Het kan zijn dat je bepaalde regels opgelegd krijgt van een (subsidiërende) overheid. In dat geval neem je de bepalingen die opgelegd zijn ook over in je contract.

De bescherming van de consument

De wet gaat er vanuit dat een consument steeds de zwakke partij is bij het opmaken van een contract. Daarom hebben ze enkele regels opgelegd waar je als verhurende partij niet van kan afwijken.

Zo moet je contract duidelijk en begrijpelijk opgesteld zijn. Je mag niet moedwillig moeilijke woorden gebruiken om de huurder in de war te brengen. Wanneer er onduidelijke clausules in het contract staan, moeten die altijd in het voordeel van de huurder geïnterpreteerd worden. En het contract mag niet volledig in het voordeel van 1 van de 2 partijen opgesteld zijn. Er moet een mooi evenwicht zijn in rechten en plichten.

De titel

Bij het opmaken van een contract is de juiste woordkeuze bijzonder belangrijk. Dat begint al bij het kiezen van een goede titel. Zo is een huurovereenkomst niet hetzelfde als een gebruiksovereenkomst. De volledige uitleg lees je hier.

Je noemt je contract dus best 'huurovereenkomst'. Door die naam val je meteen onder het algemeen huurrecht en kan je erop terugvallen voor alle bepalingen die je niet expliciet in je contract benoemt. Makkelijk toch?

Toch is het niet zo dat je je contract huurovereenkomst kan noemen en dan gelijk welke bepalingen kan opnemen. Als er ooit discussie is over je contract, dan zal de inhoud bepalen welk soort contract het is. Een contract waarvan de inhoud op een huurovereenkomst lijkt, maar waarvan de titel 'gebruiksovereenkomst' is zal toch als een huurcontract behandeld worden. Best van al vermijd je natuurlijk die discussie en kies je onmiddellijk de best passende naam.

De partijen

Als eerste punt van het contract omschrijf je de partijen. Jij moet weten met wie je het contract afsluit en je huurder krijgt zo ook de gegevens van jouw contactpersoon. Je vult hier dus best naam, familienaam, vereniging, e-mailadres en telefoonnummer in. Opgelet: je moet minstens 18 jaar zijn om een contract te mogen sluiten. Zorg er dus steeds voor dat zowel je eigen vertegenwoordiger als de contactpersoon van de huurder volwassenen zijn.

Duur van de huur

Vervolgens spreek je af van en tot wanneer het lokaal beschikbaar is voor de huurder. Dat is makkelijk om de prijs te berekenen en het is gewoon duidelijk. Meestal zal je naast de datum ook een aankomst- en vertrekuur opgeven in het contract. Dat is zeker belangrijk wanneer de groep aankomt of vertrekt op een dag waarop je zelf ook een activiteit hebt.

Wat je juist verhuurt

Het contract moet duidelijkheid geven aan de beide partijen, daarom omschrijf je nauwkeuring wat je juist verhuurt. Enkel het adres is te weinig info. Vermoedelijk verhuur je slechts een deel van je lokaal en zijn het materiaalkot en/of leidingslokaal niet inbegrepen in de huur. Dan is het belangrijk dat je dat in je contract ook zo schrijft. Je duidt de verhuurde lokalen aan met een omschrijving of lokaalnummer. Je beschrijft in je contract ook welke materialen de huurder mag gebruiken. Mag de huurder bijvoorbeeld gebruikmaken van de poetsmaterialen? Of van de houtvoorraad voor een kampvuur? Of van de potten en pannen in de keuken? De borden en tassen? Zit drank inbegrepen in de verhuur?

Het kan zijn dat je andere prijzen hanteert voor de huur van verschillende lokalen. Ook in zo’n geval moet je goed omschrijven wat je voor welke vergoeding juist ter beschikking hebt.

De prijs

Een huurovereenkomst wordt steeds afgesloten tegen een prijs, dat is het verschil met een gebruiksovereenkomst. Het is dus van belang om deze prijs in het contract te benoemen. Je rekent best met een vaste prijs per dag. Dat rekent makkelijk en je moet nooit controleren hoeveel mensen er effectief aanwezig zijn. Het is ook belangrijk om eventuele meerkosten te beschrijven. Reken je geld aan voor het water-, gas-, en elektriciteitsverbruik? Voor afvalzakken? …

Wanneer en hoe er betaald zal worden

In de meeste gevallen wordt er onderscheid gemaakt in 3 bedragen of betalingsmomenten. De meeste verhuurders hebben een voorschot, een waarborg en een huurprijs. Deze drie betalingen hebben elk hun eigen nut en staan ook best apart vermeld in het contract.

• Een voorschot vraag je om een groep die gereserveerd heeft te weerhouden van zomaar te annuleren. In vele gevallen zeg je in je contract dat er pas een akkoord is voor de verhuring wanneer het voorschot betaald is. Zo ben je zeker dat je lokaal verhuurd is en kan je het voor de voorziene termijn weigeren voor andere groepen. Idealiter heb je als bevestiging voor de verhuring dus het ondertekende contract én het voorschot in handen.
• De waarborg is een vooruitbetaling om eventuele schade te kunnen vergoeden. Je mag zelf kiezen hoe hoog deze is, maar natuurlijk moet het een redelijk bedrag zijn. Door het vermoedelijke verbruik + de franchisekost van je verzekering als richtlijn te nemen kom je meestal op een aanvaardbare waarborg uit. Je regelt de betaling en terugbetaling van de waarborg best met een online overschrijving. Dat is veel duidelijker dan cash en vermijd discussies nadien. Je kan na afloop met de groep afspreken dat je het verbruik van de waarborg zal aftrekken. 
• De huurprijs tot slot is de werkelijke kost van je verblijf. Je schrijft in je contract best hoe en wanneer het betaald wordt. Wanneer het voorschot een percentage van de huurprijs is, hoeft na afloop van het verblijf uiteraard enkel het verschil bijgepast te worden. De huurprijs ligt in principe vast van zodra het contract getekend is. Als er groepen je lokaal geruime tijd op voorhand reserveren houd je er best rekening mee dat de vaste kosten gestegen kunnen zijn wanneer de groep langskomt. Je moet dan op voorhand de verhuurprijs goed inschatten.

Bijzondere bepalingen

In dit onderdeel kan je enkele verwijzingen maken over het huishoudelijk reglement, de verzekeringen en wat te doen bij schade, en de verplichtingen die de huurder heeft zoals het bijhouden en doorsturen van een deelnemerslijst (die je nodig hebt voor je erkenning)

De voorwaarden voor het verbreken van het contract

Wanneer het kamp of het verblijf van je huurder niet kan doorgaan, blijf je liefst niet in de kou staan. Daarom omschrijf je best enkele voorwaarden voor het verbreken van het contract. Tot welke dag kan iemand kosteloos annuleren? Op welke manier moet je huurder je op de hoogte brengen van de annulering? Deze zaken schrijf je hier.

Wat te doen bij geschillen?

In het beste geval kan je alles onderling regelen, maar als dat niet kan dan weet je best waar je moet zijn om geschillen te beslechten.

Plaats en datum van ondertekening.

Hier onderteken de huurder en verhuurder allebei het document. Je vult ook de datum en plaats van ondertekening in en hoeveel exemplaren van het contract er bestaan.