Skip to main content

Geld op evenementen

Er zijn heel wat redenen te bedenken waarom het belangrijk is voor een KLJ-afdeling om geld in het laatje te brengen. Zo kan je bijvoorbeeld je leden eens een extraatje bezorgen, het inschrijvingsgeld voor het kamp verlagen of een buffer opbouwen voor verbouwingen aan het lokaal. Om dit te bereiken organiseren KLJ-afdelingen heel verschillende evenementen. Wat het evenement dat je organiseert ook is, het is altijd belangrijk om een waterdicht plan te hebben voor de financiën.

Er zijn heel wat redenen te bedenken waarom het belangrijk is voor een KLJ-afdeling om geld in het laatje te brengen. Zo kan je bijvoorbeeld je leden eens een extraatje bezorgen, het inschrijvingsgeld voor het kamp verlagen of een buffer opbouwen voor verbouwingen aan het lokaal. Om dit te bereiken organiseren KLJ-afdelingen heel verschillende evenementen. Wat het evenement dat je organiseert ook is, het is altijd belangrijk om een waterdicht plan te hebben voor de financiën.

Online betalingen ontvangen

1. Betaalterminal  

Door het gebruik van een betaalterminal, kunnen mensen met een bankkaart betalen op jouw evenement. Handig!  

Er zijn twee soorten betaalterminals:  

  1. Terminals waarbij verbinding met een smartphone nodig is.

  2. Terminals waarbij geen verbinding met een smartphone nodig is, wat op een evenement natuurlijk de meest handige optie is. 

Opgelet, er wordt vaak naar een ondernemingsnummer gevraagd om een betaalterminal zonder verbinding met een smartphone aan te vragen. KLJ-afdelingen zijn feitelijke verenigingen zonder ondernemingsnummer. Een vzw heeft wel altijd een ondernemingsnummer. Sommige KLJ-afdelingen zijn wel gelinkt aan een vzw, bijvoorbeeld die voor het beheer van het lokaal, maar we raden je niet aan om dat ondernemingsnummer door te geven als je de terminal op evenementen van jouw feitelijke vereniging zal gebruiken.  

Via welke bedrijven kan ik een betaalterminal huren zonder ondernemingsnummer?

Payflow  

  • Terminal: € 65 voor een weekend (€ 50 voor KLJ-afdelingen).
  • Transactiekost: € 0,15 per transactie.
  • Opstartkost: € 15.
  • Transportkost: € 35 of gratis af te halen. 
  • Bereikbaar op zaterdag/zondag (ook late uren)

Rent to pay 

  • Terminal: € 19 per dag (houd dus ook rekening met de prijs voor lever- en afhaaldatum).
  • Transactiekost: € 0,12 per transactie. 
  • Opstart- en transportkost: € 36.

Lubee  

  • Terminal: € 17,95 per dag voor de eerste week en € 12,95 per dag voor de tweede week (houd dus ook rekening met de prijs voor lever- en afhaaldatum). 
  • Transactiekost: € 0,15 per transactie.  
  • Opstart- en transportkost: € 35.

2. Met Payconiq  

Met Payconiq kunnen je bezoekers snel betalen via hun smartphone. Benieuwd hoe je Payconiq gebruikt op jouw evenement? Lees dan hier de handleiding.

Twee aandachtspunten:  

  1. Per transactie wordt een kost van € 0,06 aangerekend voor jouw afdeling.  

  2. Controleer steeds of je een betaling goed ontvangen hebt. Aanwezigen kunnen ook hun eigen scherm tonen als bewijs, maar dat is niet waterdicht (ze kunnen bijvoorbeeld een screenshot tonen).  

Zonder bonnetjes of drankkaarten

Al eens nagedacht om te werken zonder bonnetjes of drankkaarten? Met een volledig digitaal systeem? Als je een festivalganger bent, heb je hier waarschijnlijk al ervaring mee, maar ook op KLJ-evenementen is het een mogelijkheid!  

Neem eens een kijkje op de website van EventPay. Zij hebben een aanbod voor feitelijke verenigingen (alle KLJ-afdelingen) om te werken met kaartjes/bandjes waar de bezoekers geld op kunnen zetten en waarmee ze aan de toog heel vlot kunnen betalen. Een helper op jouw evenement kan op een apparaat ingeven welke drankjes/hapjes besteld worden, het kaartje/bandje er tegen houden en de rest gaat vanzelf. De prijs voor een herbruikbare beker wordt ook automatisch aangerekend. Da’s twee vliegen in één klap!  

EventPay 

  • Apparaat helper: € 55 voor een weekend. 
  • Kaartjes: +/- € 0,96 per kaartje (je kan instellen dat bezoekers hiervoor betalen bij de eerste keer opladen van het kaartje/bandje).
  • Transactiekost: € 0,12 per transactie. 
  • Opstartkost: € 400 per evenement. 

Geldstromen op evenementen

KLJ maakte een draaiboek (zie hieronder) om je te helpen om alles rond financiën op een evenement in kaart te brengen. Zo weet je perfect hoeveel winst je per werkpostje gemaakt hebt en hoeveel geld er overal in de kassa zou moeten zitten. Kloppen die bedragen niet? Dan weet je meteen waar je moet ingrijpen.