Stappenplan voor promoplan

Communiceren is niet alleen praten. Het is elke flyer, elke affiche die je maakt, alles wat jullie op sociale media doen, elk detail op jullie site, hoe jullie lokaal en terrein eruit zien ... Elk woord, elk beeld en het geheel daarvan stralen uit wie jullie zijn. Zo behoud je controle over communicatieprocessen.

Ben of word je de promoverantwoordelijke van je afdeling? Heel veel van die communicatie over jullie KLJ-afdeling hebben jullie zelf in handen en kunnen jullie dus zelf controleren. Wil je iets communiceren, denk er dan goed over na. Beantwoord de juiste vragen in de juiste volgorde en bedenk zo succesvolle promoplannen.

Eerst denk je na over wie wat moet weten of doen.

• Boodschap: Wat wil ik promoten? Wat moeten mensen zeker weten? Wat wil ik dat ze doen?

• Ontvangers: Bij wie wil ik dit promoten? Wie is de doelgroep?

Bv. Jongeren tussen 16 en 25 jaar uit vijf gemeentes moeten overtuigd worden om naar een fuif te komen

Bv. Gezinnen die je nog niet kent (maar wel in het dorp wonen) moeten overtuigd worden om naar de jubileum-dorpsfeest te komen

Bv. Oud-leiding, ouders, vrienden van oudere leden moeten overtuigd worden om te helpen tijdens de bouw van een nieuw lokaal.

Denk niet meteen aan ‘dan moeten we een affiche hangen’ of ‘we gaan flyers verdelen via de scholen’. Eens je de doelgroep en het doel hebt bepaald, moet je ‘breed’ nadenken over hoe je dat kunt bereiken.

• Wat heeft de doelgroep nodig om overtuigd te geraken? Welke info, welke argumenten, welk gevoel?

• Waar en wanneer staat deze doelgroep open voor deze communicatie? Waar zitten ze vooral (online en offline), en wanneer kunnen ze aandacht hebben voor jou?

• Hoeveel tijd en middelen hebben jullie voor de communicatie?

Denk dan pas na over volgende vragen:

• Welke kanalen zijn dan de beste? Een post op sociale media, een persoonlijk (chat)gesprek of huisbezoek, e-mails, affiche, flyer, broodzak, een bord langs de kant van de rijweg, een stunt tijdens de jaarmarkt, een advertentie, …
• Hebben we tussenpersonen? Dat kunnen ouders zijn, journalisten, invloedrijke mensen in een kleine gemeenschap … Ook zij kunnen je boodschap tot bij je doelgroep brengen.
• Hoe gaan we het promoplan uitvoeren? Wie doet wat wanneer? Moet er iets besteld worden?

Bv. Wil je je jongste leden duidelijk maken dat iedereen erbij hoort? Geef elke maand een leuk activiteitenboekje met foto’s van voorbije activiteiten en aankondigingen van komende activiteiten. Zorg ervoor dat elk kind elke maand eens op een foto staat. En dat iedereen eens op de cover staat, bij de ‘foto van de maand’.

Bv. Wil je snel iets laten weten aan je +14'ers? Of iets van hen weten bv. interesse in een activiteit? Maak een groep (geen pagina) op Facebook en voeg iedereen daaraan toe. Zet daar je post.