Werking van je bestuursploeg in Click

Deadline voor de ledenadministratie van alle bestuursleden is 30 september 2024

Breng je bestuurslijst bij het begin van een nieuw werkjaar snel in orde in Click. Daar zijn twee goede redenen voor:

1. Iedereen in je bestuurslijst krijgt toegang tot Click via een eigen profiel. Zo kan je medeleiding alle gegevens van jouw afdeling opvolgen en zich inschrijven voor vormingen en evenementen. 
2. Als leiding krijg je heel wat nuttig en kant-en-klaar materiaal van KLJ. Zo krijg je bijvoorbeeld een digitale nieuwsbrief, een leidingsbijlage bij ons magazine Hélaba of een postpakketje met nuttige info die belangrijk is voor jouw bestuursfunctie.

Welke bestuursfuncties heb ik nodig?

In je afdeling heb je verschillende bestuursfuncties, denk maar aan een hoofdleider, kassier of communicatieverantwoordelijke. Welke functies er allemaal zijn en wat ze inhouden, vind je hier. In Click kan je aangeven welke leid(st)er of bestuurslid welke functie opneemt. Denk eraan dat elke afdeling verplicht een secretaris nodig heeft. Je kan maximaal 1 iemand aanduiden als afdelingssecretaris. Als je de functie aan een nieuwe secretaris toekent, zal de oude zijn functie verliezen. 

Deadline indienen bestuursploeg

Bevestig ten laatste op 30 september je bestuurslijst. Hiermee bevestig je meteen ook de lidmaatschappen achter deze functies. Zo weet het KLJ-secretariaat dat je klaar bent en kan het de juiste communicatie uitsturen naar je secretaris, kassier, hoofdleiding en nieuwe leiding.

Pas de bestuursfuncties van de huidige leiding aan

1. Ga in Click naar 'Bestuur' > 'Bestuurslijst'.
2. Zoek de persoon via het venster 'Zoeken' of scrol tot je hem/haar vindt.
3. Klik op het pijltje dat voor de naam van de persoon staat en kies ‘Functies beheren’.
4. Schrap de functies die de leid(st)er niet meer zal uitvoeren door op het pijltje achteraan te klikken.
5. Voeg eventueel een nieuwe functie toe via ‘Functie toevoegen'
6. Selecteer uit de lijst welke functie(s) je aan deze persoon wil toevoegen en klik op ‘Toevoegen’.

Voeg een nieuw bestuurslid toe

1. Ga naar 'Leden' en vervolgens 'Ledenadministratie'. 
2. Zoek de persoon via het venster 'Zoeken' of scrol tot je hem/haar vindt.
3. Open de persoon door op de naam te klikken.
4. Scrol naar onder op de lidfiche tot 'Bestuursfunctie' en klik op '+ functie toevoegen'.
5. Kies de gewenste functie en vul een startdatum in.
6. Het nieuwe bestuurslid vind je vanaf nu terug in de bestuurslijst en krijgt meteen een registratiemail voor Click.

Schrap alle bestuursfuncties van een leid(st)er, maar niet zijn/haar lidmaatschap

1. Ga naar 'Bestuur' > 'Bestuurslijst'.
2. Zoek de persoon via het venster 'Zoeken' of scrol tot je hem/haar vindt.
3. Klik op het pijltje dat voor de naam van de persoon staat en kies ‘Schrap alle functies’.
4. Klik in het bevestigingsscherm op 'Ja'.

Zet het lidmaatschap én bestuursfunctie van een leid(st)er stop

1. Ga naar 'Bestuur' > 'Bestuurslijst'.
2. Zoek de persoon via het venster 'Zoeken' of scrol tot je hem/haar vindt.
3. Klik op het pijltje dat voor de naam van de persoon staat en kies ‘Stop lidmaatschap’.
4. Klik in het bevestigingsscherm op 'Ja'.

Bevestig je bestuurslijst

Bevestig ten laatste op 30 september je bestuurslijst.

1. Ga naar 'Bestuur' > 'Bestuurslijst'.
2. Bevestig door op de knop 'Bevestiging bestuursleden' te klikken

Wil je een documentenbibliotheek voor het bestuur zodat alle document steeds voor iedereen beschikbaar zijn? Het kan!

Stap 1: Maak een Google-account voor je afdeling

1. Surf naar www.google.com.
2. Klik rechtsboven op 'Inloggen'.
3. Klik op 'Account maken'.
4. Maak een account voor je afdeling, bijvoorbeeld 'KLJ Tisoké' en vul je gegevens aan.

Stap 2: Nodig al je bestuursleden uit in je Google Drive

1. Ga naar je Google Drive.
2. Maak een map en geef hem jouw afdelingsnaam.
3. Klik op het pijltje je map en kies ‘Delen’.
4. Voeg de e-mailadressen van je bestuursleden toe. Let op dat je dezelfde e-mailadressen gebruikt als degene waarmee zij inloggen in Click.
5. Kies voor ‘Een uitnodiging verzenden’ zodat de andere bestuursleden je bestanden ook kunnen bewerken.

Stap 3: Plak de URL van je Drive in Click

1. Klik opnieuw op het pijltje naast de naam van je map en kies ‘Deelbare link ophalen’.
2. Kies 'Instellingen voor delen' en verander ‘Iedereen met de link mag bekijken’ naar ‘Iedereen met de link mag bewerken’.
3. Kopieer de link.
4. Ga in Click naar ‘Afdeling' > 'Afdelingsinformatie’ > ‘Instellingen voor documenten & agenda’. Plak hier de deelbare link en klik onderaan op 'Opslaan'.

Stap 4: Bewonder het resultaat

Vanaf nu vind je in Click onder ‘Bestuur’ een link naar je bibliotheek. Heb je als bestuurslid toegang gekregen voor deze bibliotheek, dan zal je vanuit Click documenten kunnen raadplegen en bewerken.

Leuk detail: je kan ook alle ander functies van een Google Drive gebruiken. Je kan, bijvoorbeeld, de Google Drive-app installeren op je smartphone of pc en zo de documenten raadplegen zonder internet.

Één agenda voor het hele bestuur, zodat niemand de vergadering vergeet? Het kan in Click. We leggen je stap voor stap uit hoe je te werk gaat.

Stap 1: Maak een Google-account voor je afdeling

1. Surf naar www.google.com.
2. Klik rechtsboven op 'Inloggen'.
3. Klik op 'Account maken'.
4. Maak een account voor je afdeling, bijvoorbeeld 'KLJ Tisoké' en vul je gegevens aan.

Stap 2: Nodig al je bestuursleden uit in je agenda

1. Ga naar je Google Agenda.
2. Klik onder 'Mijn agenda's' op de 3 verticale bolletjes naast je agenda en kies ‘Instellingen en delen’.
3. Ga in het menu aan de linkerkant naar ‘Toegangsrechten’.
4. Voeg via ‘Delen met specifieke mensen’ je bestuursleden toe. Let op dat je dezelfde e-mailadressen gebruikt als degene waarmee zij inloggen in Click.

Stap 3: Plak de URL van je agenda in Click

1. Haal de URL van je agenda op onder ‘Toegangsrechten’ (zie stap 2). Kopieer de deelbare link.
2. Ga in Click naar ‘Afdeling' > 'Afdelingsinformatie’ > ‘Instellingen voor documenten & agenda’. Plak hier de deelbare link en klik onderaan op 'Opslaan'.

Stap 4: Bewonder het resultaat

Vanaf nu vind je in Click onder ‘Bestuur’ een link naar je bestuursagenda. Heb je als bestuurslid toegang gekregen voor deze kalender, dan zal je vanuit Click deze kalender kunnen raadplegen en bewerken.

Leuk detail: je kan ook alle ander functies van een Google Agenda gebruiken. Zo kan je de kalender op je smartphone installeren of toevoegen aan je Outlook.