Alles in één Click

Wall-e, ons administratieve systeem, voldoet niet aan de noden van een modern, digitaal ledenadministratieplatform. Dat gaven onze bestuursleden aan toen we afgelopen zomer peilden naar hun tevredenheid over het platform. We besluiten dan ook om afscheid te nemen van Wall-e en over te stappen naar iets nieuws.

Van één naar drie

Een naam en een logo voor het nieuwe platform hebben we al, namelijk Click. Bijzonder aan het nieuwe systeem is dat we niet met één platform werken, maar met drie: eentje voor bestuursleden, eentje voor vrijwilligers en eentje voor leden. Click uitwerken kost heel wat programmatie- en testtijd. Daarom lanceren we het platform in twee fasen.

Fase 1: het afdelingsportaal & vrijwilligersportaal

De lancering van fase 1 komt intussen zeer dichtbij. Vanaf 1 september zal je de eerste twee onderdelen van Click kunnen gebruiken. We starten dan met het portaal voor bestuursleden, het afdelingsportaal en het portaal voor de vrijwilligers, het vrijwilligersportaal.

Wat kan dat afdelingsportaal?

Het afdelingsportaal dient nog steeds om je ledenadministratie in orde te brengen. We hebben de basis van Wall-e behouden, maar hebben wat quick wins uitgevoerd om het gebruiksgemak te verbeteren. Zo hoef je je ledenlijst niet in één keer af te werken. Zijn alle gegevens van een individueel lid in orde? Stuur ze dan onmiddellijk naar ons nationaal KLJ-secretariaat en je to-dolijst wordt alweer korter. Je kan ook documenten en een agenda delen met je bestuur. Bovendien is Click dé plek om inschrijvingen te beheren voor vormingen, evenementen en de sportwerking. Als kers op de taart kan je zelf activiteiten toevoegen en die publiceren naar het ledenportaal. Zo kunnen je leden te allen tijde je activiteiten raadplegen en zich ervoor inschrijven. Tot slot kan je in het afdelingsportaal de vormingstrajecten van je bestuursleden raadplegen en je afdelingslogo’s downloaden. Kortom: dit is een handige tool om je bestuur te ondersteunen.   

En het vrijwilligersportaal?

KLJ telt heel wat bovenlokale vrijwilligers. Die zitten in verschillende werkgroepen, zoals promo, VKB, sport, K, enzovoort. Door het vrijwilligersportaal, dat samen met het afdelingsportaal gelanceerd wordt, krijgen die vrijwilligers hun eigen plekje op Click. In dit  portaal vinden ze alle werkgroepverslagen en kunnen ze samenwerken aan documenten. Stelselmatig breiden we dit portaal verder uit, zodat het voldoet aan de noden van onze vrijwilligers. Een afdelingsondersteuner zal er bijvoorbeeld kunnen aangeven bij welke afdeling hij op bezoek is geweest waardoor een regionaal bestuurslid onmiddellijk op de hoogte is van dat bezoek.

Fase 2: het ledenportaal

In fase 2 wordt het ledenportaal voor iedere KLJ’er gelanceerd. Zodra fase 1 achter de rug is, wordt de planning van fase 2 opgemaakt. Zo krijgen we zicht op de lanceringsdatum van het ledenportaal, alleen is die datum nog niet voor meteen. Bij de lancering zal iedereen een registratiemail ontvangen. Vanaf dan kan je je aanmelden wanneer je wil en zelf je gegevens beheren. Verandert je telefoonnummer of verhuis je? Geen probleem, je kan dit zelf aanpassen. Zo mis je geen enkele communicatie van KLJ meer. Bovendien kan je de kalender van je afdeling raadplegen en inschrijven voor de activiteiten!

Een portaal voor ons allemaal

Om het dus even kort samen te vatten: in deze moderne en digitale wereld kan KLJ niet achterblijven. Met Click kunnen we vanaf september weer wat administratieve last vereenvoudigen. Wil je als bestuurslid helemaal mee zijn met Click? Kom dan zeker naar de infoavonden die in september en oktober georganiseerd worden. Een overzichtje vind je op www.klj.be/kalender.