Kassier en kasboek

Over de functie en het profiel van een kassier vind je hier meer. De kassier heeft een belangrijke rol in het bestuur. Hij moet voldoende kennis, tijd en verantwoordelijkheidsgevoel hebben om zijn taak goed te doen.

De werkgroep Financiën van KLJ maakte een voorbeeld kasbeleid waarop jij je kan baseren voor jouw afdeling. Zo staan alle afspraken over de financiën netjes gebundeld in één document.

Maak duidelijke afspraken met je kasbeheerder:

• Geef een duidelijke deadline voor een regelmatig kasverslag. Bijvoorbeeld: de kassier voorziet elke maand een kasverslag op de bestuursvergadering. Dat garandeert transparantie voor de andere bestuursleden. Wat vertelt dat kasverslag?

  • Hoeveel hebben we in kas: cashgeld, zichtrekening en spaarrekening?

  • Wat werd er de voorbije maand uitgegeven?

  • Welke bedragen waren inkomsten?

  • Is er winst of verlies gemaakt op een evenement?

  • Welke grote uitgaven moeten volgende maand gebeuren?

• Zet afspraken over wie welke uitgaven mag doen op papier. Vanaf welk bedrag beslist het bestuur of het mag worden uitgegeven? Welk mandaat heeft de kassier zelf?

Ook regels voor de hele bestuursploeg zijn nodig:

• Welke onkosten worden terugbetaald? Wie krijgt kilometervergoeding, en hoeveel? Hoe moeten die onkosten bewezen worden?

• Wie betaalt wanneer en hoeveel voor zijn drank?

• Hoeveel betaalt leiding die meegaat op kamp?

Om het kasbeheer te vereenvoudigen ontwikkelde KLJ een gratis digitaal kasboek. Dit kasboeksjabloon geeft altijd een goed overzicht over de financiën van je afdeling. Onderaan vind je het kasboek, klaar om meteen te gebruiken. Waar helpt het digitale kasboek je bij?

• De inkomsten en uitgaven uit elkaar houden

• De verrichtingen en transacties van de zicht- en spaarrekening en de kassa (cash) bijhouden

• Automatisch berekenen hoeveel geld jullie nog hebben en wat het saldo is van initiatieven

In het KLJ-kasboek kan je werken met meerdere rekeningen en een jaarrekening opmaken wanneer je werkt met een vzw.

Tip: Je kan het kasboek gebruiken voor een (fictieve) extra rekening waarmee het eenvoudiger is om het overzicht te bewaren over wie betaald heeft voor bijvoorbeeld een uitstap of een eetfestijn.

Kasboek opstarten

Kasboek: uitgaven en inkomsten ingeven

Kasboek: werken met codes

Hoe voeg ik een rekening toe?

Een rekening toevoegen is eenvoudig:

1. Maak het eerstvolgende 'reserve' werkblad zichtbaar: rechtermuisklik onderaan op de tabbladen, kies 'Zichtbaar maken...' en maak het eerste reserve-werkblad zichtbaar (ze zijn in volgorde genummerd).
2. Verander de naam (rechtermuisklik op het tabje van het werkblad > 'Naam wijzigen') naar een werkbare naam. Dit is een cruciale stap om de overzichten juist te laten werken.
3. Voeg het startsaldo in de corresponderende cel in kolom C in het werkblad 'Home' (eerste werkblad).
4. Verberg en toon de kolommen van je nieuw geopende rekening in de werkbladen 'Code-overzicht' en 'Maandoverzicht'.
5. Vul het startsaldo in in het werkblad 'Home'. Dit is bijvoorbeeld het saldo waarmee je vorig werkjaar eindigde voor die rekening
6. Je bent vertrokken! Je kan tot 10 rekeningen gebruiken, handig om bijvoorbeeld een apart kasboek van elk evenement bij te houden.

Hoe verander ik de naam van een rekening?

Dit doe je simpelweg door de naam van het werkblad van die rekening te veranderen. Het bestand zal de naam op alle andere plaatsen automatisch mee aanpassen.

Hoe gebruik ik het werkblad 'Detail'?

In het werkblad 'Detail' kan je een code selecteren (in cel E3) waarvoor je alle transacties in alle rekeningen overzichtelijk wil zien. Je krijgt een op datum gesorteerde lijst van alle transacties die de geselecteerde code als 'code 1' of 'code 2' toegewezen kregen.
Opgelet, als er meer dan 1000 transacties gebeurden met de desbetreffende code, is het werkblad niet in staat ze allemaal weer te geven. Je krijgt in dat geval een waarschuwing te zien.

Beveiliging van de werkbladen

De werkbladen zijn beveiligd om te vermijden dat je per ongeluk aanpassingen doet die de werking van het kasboek ondermijnen. Als je weet wat je doet, voel je dan vrij om de beveiliging uit te schakelen - als je weet wat je doet weet je hoe dat moet - maar zorg dat je oplet met het invoegen van rijen en kolommen, aangezien het kasboek regelmatig gebruik maakt van absolute referenties.

Betaling in schijven

In het nieuwe tabblad 'Betalen in schijven' kan je eenvoudig opvolgen wie welke schijf van een totaalbedrag al heeft betaald. Hoe je dat precies doet, ontdek je in onderstaande handleiding.

Een andere vraag? Mail naar kas@klj.be en we helpen je zo snel mogelijk verder!

Hoe weet je hoeveel startbudget je nodig hebt voor een evenement? En hoe ga je tijdens een evenement om met online betalingen? Neem een kijkje naar de tips op de KLJ-site of op de website van ikorganiseer.be. 

Voor hulp bij alles wat met de kas te maken heeft staan de vrijwilligers van Werkgroep Financiën klaar om afdelingen te helpen. 

Heb je een vraag over de kas dan kan je bij ze terecht via kas@klj.be.