Draaiboeken

Een draaiboek is een handleiding voor de organisatie van je evenement. Het is een leidraad voor de praktische uitwerking van je evenement waarbij je kennis en informatie over de organisatie ervan bundelt. Het is belangrijk dat je de info over je evenement bijhoudt, zodat ook nieuwe leiding weet hoe ze het evenement efficiënt kunnen organiseren. Door het bijhouden en updaten van een draaiboek doe je aan kennisbeheer en behoud je de kwaliteit van al je evenementen.  

• Het bespaart je een hoop stress, omdat je op voorhand al eens over alles hebt kunnen nadenken en een plan van aanpak hebt kunnen opstellen. 

• Het zorgt voor een duidelijke taakverdeling. 

• Je weet het komend jaar hoe je de organisatie moet aanpakken en hoeft dus niet alles opnieuw te bedenken of terug te zoeken in verslagen.

  • TIP: let erop dat je de evaluatiepunten steeds opneemt in het draaiboek! 

• Het evenement is niet meer afhankelijk van één persoon. Iedereen kan nalezen wat er moet gebeuren en op welke manier.  

• Nieuwe leiding weet direct hoe de vork in de steel zit.  

Je kan een draaiboek maken voor allerlei evenementen en weekends, bijvoorbeeld: 

• Startdag,

• Eetfestijn,

• Fuif,

• Ouderavond,

• Kamp,

• Sportfeest,

• Weekend (per leeftijdsgroep),

• Bestuursweekend,

• Planningsdag of -weekend,

• Allerlei kasacties, zoals bloemenverkoop, pannenkoekenslag, chocolade of snoepjesverkoop,

• …  

Plaats bovenaan praktische info

• Noteer in het begin van je draaiboek alle praktische zaken, zoals de locatie, de datum, waar je het draaiboek en andere nuttige documenten vindt, wie  de verantwoordelijke is ... Verder maak je duidelijk hoe het algemene verloop/programma eruitziet.  

Begin met een ruwe timing van je evenement

• Plaats het verloop van je weekend of kamp centraal in het draaiboek en begin daarrond te werken. Hoe laat en op welke dag verwacht je de leiding? Wanneer wordt de drank geleverd?

• Zorg ervoor dat je draaiboek start op het moment dat je voor het eerst samenzit in verband met de organisatie van je evenement. Breng voldoende structuur aan in je draaiboek, zodat dit een makkelijk en bruikbaar document is. 

Maak alles SMART

• Zet steeds concrete informatie in het draaiboek. Noteer aantallen, telefoonnummers en namen van contactpersonen.  

• Een evenement organiseren, doe je steeds in samenwerking met een brouwer, een zaal, een DJ, een geluidsman of in het geval van een kamp: samen met de gemeente, de boer van het veld of verantwoordelijke van een kampgebouw. Noteer voor elke partner de contactgegevens. Zo weet iedereen wie er opgebeld kan worden wanneer er een probleem is.  

• TIP: zet de contactgegevens van alle partners samen op één blad, print dit af en hang het omhoog tijdens het evenement.  

Duid een verantwoordelijke aan

• Een evenement of kamp organiseren doe je niet op je eentje. Het is onmogelijk om overal tegelijk te zijn. Verdeel de verantwoordelijkheden onder de hoofdleiding of stel verschillende leiding verantwoordelijk voor een deeltaak. Op deze manier is er een duidelijk aanspreekpunt voor vragen.  

Hoeveel mag dat kosten?

• Een evenement organiseren kost geld. Zowel voor je kamp als fuif is het interessant om op voorhand in te schatten wat de kosten en opbrengsten zullen zijn. Noteer het budget in je draaiboek. Op deze manier is alle leiding op de hoogte over hoeveel geld er uitgegeven kan worden. Voor de organisatie van het kamp kan je bijvoorbeeld op voorhand een budget berekenen voor het aankopen van een gadget, inkleding, spelmateriaal… 

Communiceer over het draaiboek

• Stuur het draaiboek op voorhand door naar alle leiding, of bespreek dit eens op een vergadering. Zolang niet alle leiding op de hoogte is van het bestaan van het draaiboek, zal dit ook niet gebruikt worden en het volgende werkjaar misschien vergeten worden.  

Een draaiboek is een werkdocument en moet jaarlijks geüpdatet worden. Doe dit zo snel mogelijk na het evenement, dan heeft de hele leidingploeg de verbeterpunten nog vers in het geheugen. Plaats een verwijzing naar het evaluatiedocument in het draaiboek. Pas evaluatiepunten van het vorige jaar onmiddellijk aan in het draaiboek. Een kopie opslaan en je bent klaar om het evenement opnieuw te organiseren.

Je evenement evalueren? Dat doe je met de Leidingsboost! Gebruik de methodiek Meer, minder of gelijk. Zo kom je snel te weten waar je volgende keer bij de organisatie van het evenement harder op moet inzetten, maar evengoed wat dit jaar al top was en dus niet nog meer energie of voorbereiding vraagt.  

Nog extra tips of ondersteuning nodig? Neem contact op met je Pedagogisch Medewerker.