Waar heb je recht op als vrijwilliger bij KLJ?

Wat houdt de werkgroep in? Welke verwachtingen heb jij? Waar wil jij graag naartoe met de werkgroep? Hoe gaat de bovenlokale werking juist te werk? Al deze vragen en nog meer ontdek je tijdens een intakegesprek. Het ideale moment dus om de bovenlokale werking beter te leren kennen. 

KLJ vindt het belangrijk dat bovenlokale vrijwilligers hun engagement graag doen en er voldoening uithalen. Dankzij coaching ga je samen met de verantwoordelijke beroepskracht en/of een medevrijwilliger groeien in wat je graag doet! 

Daarnaast voorzien we voor vaste vrijwilligers ieder jaar € 50 vormingsbudget. Hiermee kan je deelnemen aan een vorming die je zelf nuttig vindt in functie van jouw engagement.

Als bovenlokale vrijwilliger krijg je aan de start van je engagement KLJ-merchandise. Handige gadgets om met trots KLJ mee uit te dragen. Momenteel bevat dit startpakket een totebag, een brooddoos, een drinkbus, een KLJ-trui (regionaal of nationaal), een sjaaltje (als je dit nog niet hebt) en een T-shirt. 

Daarnaast horen er ook werkgroepspecifieke items bij dit startpakket.  

• Zit je in een werkgroep die nauw in contact komt met afdelingen (RB en AO)? Dan heb je recht op een Kwaliteitsinstrument en Leidingsboost (beide terug te geven na engagement). 

• Zit je in een werkgroep die werkt rond beleid dan heb je recht op een beleidsnota. 

• Zit je in de werkgroep Sport dan krijg je na je engagement de optie om sportmateriaal voordeliger over te kopen. 

Als bovenlokale vrijwilligers ben je vaak op de baan voor je engagement, daarom zorgt KLJ dat je voor die ritten een omniumverzekering en een kilometervergoeding krijgt. Voor de verzekering moet je niets doen, de kilometerfiche moet je wel steeds aanvragen. Heb je andere onkosten gemaakt? Ook die kan je makkelijk terugvragen! 

Waarvoor kan ik de kilometervergoeding aanvragen? 

• De kilometers die je gereden hebt met je auto in functie van je engagement. 

• Kosten van openbaar vervoer gemaakt in functie van je engagement. Hiervoor moet je wel een bewijsstuk inleveren (treinticket, busticket ...). 

Opgelet: Vraag enkel een kilometervergoeding aan voor een wagen waarvan je zelf de kosten moet dragen (geen leasewagen of bedrijfswagen). Probeer daarnaast zoveel mogelijk te carpoolen. Dan geeft enkel de chauffeur de kilometers in. 

Welke kilometers mag ik invoeren? 

• Vergaderingen van je werkgroep of een commissie waarin je je werkgroep vertegenwoordigt.  

• Afspraken onder vrijwilligers om een taak van je engagement uit te voeren, zoals bijvoorbeeld samen blokken voorbereiden voor vorming, samen een viering in elkaar steken, samen een promocampagne uitwerken, samen een sportreeks in elkaar steken ...  

• Afspraken met afdelingen die je gaat ondersteunen vanuit je werkgroep, zoals bijvoorbeeld een Vorming op maat, samen een K-moment voorbereiden, samen met de hoofdleiding de ledencijfers overlopen ... 

• Een evenement dat je werkgroep organiseert of waar je als werkgroep op uitgenodigd wordt, zoals bijvoorbeeld vorming geven tijdens Trainingsdagen, jureren tijdens een sportfeest, K-moment begeleiden of promo voeren tijdens een evenement. 

Welke kilometers worden niet vergoed? 

Je kan geen kilometervergoeding vragen voor evenementen waar je alleen een kijkje gaat nemen. Al die fuiven en sportfeesten zou je waarschijnlijk ook als niet-vrijwilliger gedaan hebben, toch? Ook voor gewestvergaderingen kan een Regionaal Bestuurslid geen kilometervergoeding aanvragen. 

Ook in deze concrete gevallen worden je kilometers niet terugbetaald, dit omdat het (volledige) programma bekostigd wordt door KLJ: 

• Teambuilding van je werkgroep,

• Bedankingsmoment(en),

• Nationale Raad.

Wat met andere onkosten? 

Soms koop je als vrijwilliger iets aan voor je werkgroep of voor een vorming of evenement dat je begeleidt. Al die noodzakelijke kosten worden terugbetaald.  

Hoe vraag ik een terugbetaling aan? 

Zo vraag je een kilometervergoeding aan: 

Vul het aanvraagformulier in via deze link. Je verantwoordelijke beroepskracht krijgt een melding, controleert je aanvraag en stuurt alles naar de boekhouding. Jij krijgt dan een bevestigingsmail. 

Deze gegevens heb je nodig:  

• Een correct bankrekeningnummer.

• Het e-mailadres van de verantwoordelijke beroepskracht.

• Het aantal gereden kilometers heen-en-terug. 

• De locatie van de activiteit of vergadering.

Zo breng je andere kosten in: 

Vul het aanvraagformulier in via deze link.

Let op! Om dit formulier in te vullen moet je inloggen met onkostenvrijwilligers@klj.be (pw: Leuven3000!). Je verantwoordelijke beroepskracht krijgt een melding, controleert je aanvraag en stuurt alles naar de boekhouding. Jij krijgt dan een bevestigingsmail. 

Deze gegevens heb je nodig:  

• Een correct bankrekeningnummer. 

• Het e-mailadres van de verantwoordelijke beroepskracht.  

• Een foto of afbeelding van je onkostenticketje (niet groter dan 10MB) dat duidelijk leesbaar is. Hou dus steeds de ticketjes van de winkel bij. 

Enkele tips voor de foto van je bewijsstuk: 

• Online vind je heel wat websites of apps waarmee je eenvoudig documenten kan converteren naar een afbeelding (.jpg of .jpeg). 

• Bestaat je onkost uit meerdere afbeeldingen? Online vind je heel wat websites of apps waarmee je eenvoudig documenten kan converteren naar één afbeelding.   

• Heb je meerdere onkosten? Geef die dan één voor één in.   

Wanneer vraag je het aan? 

Geef gemaakte kosten of gereden kilometers zo snel mogelijk in. Tot maximaal drie maanden nadat je de onkost gemaakt hebt of de kilometers gereden hebt kan je deze indienen. 

Een hechte werkgroep? Dat vinden we bij KLJ enorm belangrijk! Daarom gaat elke werkgroep jaarlijks op teambuilding!

Uiteraard zetten we graag onze vrijwilligers in de bloementjes tijdens het bedankingsmoment! Ben jij actief in een bepaalde regio? Dan ben jij welkom op het bedankingsmoment in die regio. Ben je actief in meerdere regio’s? Dan ben jij uiteraard welkom op de bedankingsmomenten van die regio’s. Ben jij een nationale vrijwilliger? Dan mag je naar het bedankingsmoment gaan van de regio waar je woont. 

Iedere werkgroep heeft verslagen en allerlei nuttige documenten om haar taak zo goed mogelijk uit te kunnen voeren. Toegang tot deze documenten krijg je via Click. Daarnaast kan je via Click jezelf ook gemakkelijk inschrijven voor evenementen. Meer info over Click voor bovenlokale vrijwilligers vind je hier. 

Op de hoogte blijven van wekelijkse KLJ-nieuwtjes? Als vrijwilliger kom je automatisch in de Whatsappgroep voor bovenlokale vrijwilligers terecht en ben je steeds mee met de laatste nieuwtjes. Geweldig toch?

Tijdens de week van de vrijwilliger zetten we een hele week lang in op het bedanken van onze vrijwilligers. Benieuwd hoe we dat dit jaar zullen doen? Wij verklappen nog niets!