Helpers op evenementen

Helpende handen werven

Betrek oud-leden en ouders. Zij voelen zich heel erg verbonden met KLJ en steken graag al eens een handje toe.
- Spreek na de activiteit de ouders van de leden eens aan.
- Ga voor de persoonlijke aanpak en neem direct contact op met iemand waaraan je denkt, bijvoorbeeld een oud-lid waar je nog contactgegevens van hebt.
Doe een oproep op het gewest of de Jeugdraad. Wie weet willen andere jongeren zich ook wel eens inzetten.
Geef duidelijk aan voor welke taken en momenten je nog iemand zoekt en voeg dit toe aan je oproep. Zo kunnen helpers ook kiezen voor zaken die ze graag doen of al aangeven welk moment voor hen past.
Houd rekening met iemands talenten en competenties. Iemand die graag kookt kan helpen bij een eetstand terwijl een handige Harry ideaal is in de opbouw.

Helpers briefen

Spreek op voorhand goed af waarvoor je iemands hulp wil inzetten. Stel je verwachtingen voor en ga in gesprek met de helper of die dat al dan niet ziet zitten.
Stel bijvoorbeeld een WhatsAppgroep of mailinglijst op en stuur een bericht of mail uit met alle praktische informatie waar helpers vooraf van op de hoogte moeten zijn. Denk bijvoorbeeld aan:
- Datum en uur van het evenement en het verwachte uur van aanwezigheid.
- Kledingvoorschriften.
- Informatie over het briefingsmoment.
- Shiftenverdeling.
- Aanspreekpunten voor vragen, opmerkingen, problemen …
- Waardering (geef alvast mee wanneer en hoe je de helpers zal bedanken).
- …
Spreek voor het evenement af om te verzamelen en spreek als verantwoordelijke alle helpers aan om te briefen. Geef klare en duidelijk instructies en vermeld duidelijk wie aanspreekpunten zijn bij problemen. Licht ook altijd even het noodplan toe.
Zorg dat helpers ook herkenbaar zijn voor bezoekers, security, hulpdiensten en dergelijke. Zo kan er vaak al verwarring voorkomen worden. Geef hen een medewerkersbandje of voorzie een KLJ T-shirt voor hen.
Wees concreet en duidelijk! Ga niet voor lange teksten, zowel helpers als eigen leden zijn die snel vergeten.

Helpende handen zijn ook verzekerd

Wist je dat helpende handen ook verzekerd zijn tijdens het evenement? Via jullie KLJ-verzekering is elke vrijwilliger die meehelpt ook gedekt tegen ongevallen.

Even opfrissen

Helpers waarderen

Neem zeker ook de tijd om deze helpende handen te bedanken voor hun hulp. Hierdoor voelen ze zich gewaardeerd en zullen ze volgende keer waarschijnlijk met plezier opnieuw helpen!
Enkele voorbeelden:
- Simpele bedankingen, zoals gratis consumpties, een bedankingsberichtje …
- Organiseer een activiteit, zoals een bedankingsreceptie, barbecue …
- Persoonlijke attentie, zoals een toffe gadget, een T-shirt om bij te houden …
- Schouderklopje of motiverende woorden op het moment zelf.

via GIPHY